Het event loopt anders dan gepland: wat nu?

Het is niets nieuws: tijdens een event loopt er altijd wel íets anders dan gepland of gehoopt; vaak buiten je macht om. De kunst is om hier van te voren al rekening mee te houden. Want áls er dan iets gebeurt, kan je direct reageren. Maar hoe houd je rekening met iets wat je niet in de hand hebt?

Een belangrijk onderdeel van het plannen van je evenement, is nadenken over onvoorziene omstandigheden. Dat betekent niet dat je tot in detail elk doemscenario hoeft uit te werken, maar denk wel na over zaken als bijvoorbeeld het weer en het verkeer. Kan de tent waarin we het feest vieren tegen een stootje? Moeten we paraplu’s regelen voor de wandeling van de bussen naar de entree van de locatie? En wat als mijn spreker vertraagd is omdat het een grote chaos is op Schiphol en zijn vlucht te laat aankomt?

Behalve alle zaken die geregeld moeten worden, staan er op mijn checklist ook altijd zaken die ik niet in de hand heb, maar waar ik wel rekening mee moet houden. Ga na wat jouw evenement zou kunnen verstoren en bedenk vooraf wat je daar voor zou moeten regelen. Zo doe je er alles aan om te zorgen dat het evenement vlot verloopt én ben je voorbereid op onverwachte situaties. 

Hieronder benoem ik twee situaties die ik zelf heb meegemaakt, situaties die anders gingen dan gepland. Had ik het van te voren kunnen weten? Hoe heb ik de situaties aangepakt en wat heb ik ervan geleerd?

Technisch falen

Het gaat om een intern evenement voor een organisatie van 80 personen. Alles was tot in de puntjes geregeld. De dag bestond uit een plenair gedeelte gevolgd door een actieve middag in twee breakout-rooms. Voor het plenaire gedeelte was het belangrijk dat de techniek in orde was. Er was helaas weinig tijd voor rehearsals, een uur voor aanvang kon het testen van de techniek beginnen. De eerste presentatie werd getest en de beamer en het geluid werkte naar behoren.

Een uur van voorbereiding vliegt voorbij, voor je het weet druppelen de eerste gasten al binnen. De eerste presentatie ging van start. Er waren in totaal drie sprekers met elk een andere laptop met presentaties die gewisseld moest worden tussen de sessies door. Bij presentatie twee ging het mis. De externe spreker wilde een video laten afspelen met geluid. Dit is niet van te voren getest, de spreker was ook nog niet aanwezig tijdens het uur van voorbereiden. De video wilde niet afspelen met geluid, tot ergernis van de spreker. Dit was de inleiding van zijn verhaal. Natuurlijk is hij wel verder gaan spreken maar het was voor beide natuurlijk doodzonde dat hij niet kon laten zien wat hij wilde.

Hoe had ik dit kunnen voorkomen?

Vraag van te voren altijd alle presentaties op en geef de sprekers daarvoor een harde deadline. En zorg dat er op locatie een technicus voor je klaarstaat die je kan helpen wanneer technische problemen zich voordoen.

Wat heb ik gedaan om de situatie op te lossen?

De externe spreker was teleurgesteld dat hij de video niet kon laten zien en de gasten in de zaal waren extra benieuwd naar de video. De spreker vond het geen probleem om de presentatie alsnog met mij te delen. Ik heb de video nog dezelfde dag aan alle aanwezigen kunnen versturen.

Wat doe ik tegenwoordig anders?

Na dit voorval zorg ik altijd dat er een technicus aanwezig is en plan ik voldoende tijd in om de zaken te testen. Bij echt grote lezingen met veel verschillende sprekers en presentaties gaat er een dag aan rehearsals aan vooraf. Maar ook de kleine evenementen moeten soepel verlopen. Met een technicus naast me voel ik me zeker en doen er zich nog zelden technische problemen voor.

Eén van mijn topsprekers komt te laat…

Het evenement is in volle gang. Ik houd het programma goed in de gaten en vang de sprekers op bij binnenkomst en begeleid hen tot in de coulissen. Maar in de middag dreigt er een gat te vallen: één van mijn topsprekers heeft flinke vertraging en kan onmogelijk op tijd op de locatie zijn… Help, wat doe ik met het gat in het programma?

Hoe had ik dit kunnen voorkomen?

Niet! Dit is onmacht en typisch een geval wat je van te voren wel kan bedenken, maar wat je op geen enkele redelijke manier kunt voorkomen.

Wat heb ik gedaan om de situatie op te lossen?

Snel schakelen. Geen tijd te verliezen, het programma gaat door. Denken in oplossing en bellen, bellen bellen. De spreker na deze topspreker is ruim op tijd aanwezig en vindt het prima om te ruilen met de spreker die nog op Schiphol staat. Dit moet afgestemd worden met de showregie zodat zij weten dat er een wissel is en de juiste presentatie wordt ingezet. Dan moet het programma zo snel mogelijk worden aangepast. Dit kan gelukkig digitaal op de televisieschermen die in de verschillende ruimtes hangen. Zo zijn de bezoekers binnen no-time op de hoogte. Ook wordt het vooraf aangekondigd door de moderator. Nu alleen nog zorgen dat mijn topspreker wel tijdig aanwezig is voor het volgende time slot in het programma. Ik laat hem ophalen door een taxi en uiteindelijk is hij op tijd aanwezig.

Wat doe ik tegenwoordig anders?

Dit lag buiten mijn macht en kan bij elk evenement gebeuren. Natuurlijk, je zou kunnen besluiten om de internationale sprekers al een dag eerder te laten arriveren, maar dit is niet altijd mogelijk. Daarom is het belangrijk om op de dag zelf een goed overzicht te hebben van wanneer welke spreker aankomt. Je moet exact weten wie zich waar bevindt, zodat je snel kunt schakelen en een oplossing kunt bieden.

Vallen en weer opstaan. Daar wordt je alleen maar harder en beter van. Gaat er iets niet zoals gepland, grijp het aan als leermoment. Zodra je begrijpt wat je anders had kunnen doen, laat je het niet nog een keer gebeuren.