Mijn stappenplan voor een geslaagd evenement

Een succesvol evenement is volledig doordacht. Alle elementen sluiten bij elkaar aan en versterken elkaar: het doel, het creatieve concept, een sterke voorbereiding, strakke planning en visualisatie. Samen geven zij vorm aan de belevenis en boodschap voor jouw gasten. 

Is dat niet het geval, dan creëer je het tegenovergestelde van impact. De boodschap komt niet over, je oefent geen invloed uit op je doelgroep en zorgt misschien zelfs wel voor een negatieve beleving. Dit wil je natuurlijk voorkomen.

Een goede voorbereiding is dus daadwerkelijk het halve werk. Daarom volg ik altijd mijn vaste stappenplan waarin álle elementen de revue passeren.

  • 1: Bepaal de doelstelling

    Waarom organiseer je een evenement? Wat wil je ermee bereiken? Bij wie? Wat is het budget? Heb je al ideeën over een locatie en datum? Past dit bij het doel van het evenement en de doelgroep? Dit zijn zomaar een aantal vragen die ik je stel wanneer we de eerste ideeën over het evenement bespreken.

    Tip: Weet dat de locatie, de datum en het programma een evenement maken of breken. Valt de datum niet samen met andere belangrijke evenementen, feestdagen of schoolvakanties? En past de locatie wel bij wat je met je evenement wilt uitstralen?

  • 2: Vul het creatieve concept in

    We nemen al je ideeën, wensen en eisen onder de loep. Welke sprekers of artiesten kunnen we uitnodigen? Hoe geven we de opening echt impact? We kijken naar de locatie, een geschikte datum, het perfecte programma en wie we hiervoor willen inschakelen. Op basis hiervan kun je offertes gaan aanvragen. Houd rekening met bijkomende kosten voor bijvoorbeeld techniek en vergunningen.

    Tip: Laat het budget even voor wat het is. Hoe ziet jouw ideale evenement eruit? Waar ben je, buiten of binnen? In wat voor ruimte? Wat is de sfeer? Wat hoor je of is het er juist stil? Is er koffie? Of sta je met een glas champagne in je handen? Visualiseer het evenement, tot in detail en onderzoek daarna pas wat haalbaar is. Dit zorgt voor een frisse kijk!

  • 3. Maak de financiële begroting

    Lijkt het er op dat het evenement praktisch uitvoerbaar is voor de beoogde datum? Dan stellen we de definitieve financiële begroting op. Aan de hand hiervan beslis je of we het evenement gaan uitvoeren en of we alles wat op de wensenlijst staat daadwerkelijk gaan doen.

    Tip: Begin ruim van te voren met het aanvragen van offertes: je hebt ze niet altijd direct de volgende dag in huis.

  • 4: Maak de planning en verdeel de taken

    Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk een goede planning is! Direct na de ‘We gaan het doen’, maak ik een overzicht met alle taken, acties, deadlines en verantwoordelijken. Elke actie krijgt een eigenaar en dat loopt van routebeschrijvingen, parkeermogelijkheden, bezoekersaantal en gastenlijst, catering en dieetwensen, registratie en badges, techniek, veiligheidsplan, medische verzorging tot vergunningen. Vervolgens is de kunst zorgen dat ‘iedereen in beweging blijft’.

    Tip: Natuurlijk kunnen én zullen wij (of ik) heel veel zelf doen, maar we kunnen er ook voor kiezen om voor bepaalde acties een andere geschikte partij in te schakelen. Dat hangt vooral af van hoe groots het evenement wordt.

  • 5: Bewaak de voortgang

    Je wilt absoluut voorkomen dat er last minute nog zaken geregeld moeten worden, daarom is voortgang bewaken zo belangrijk. Niet alleen in de voorbereidingsfase, maar ook tijdens de opbouw, het evenement zelf en het afbreken. Hiervoor stel ik een draaiboek op waarin van minuut tot minuut komt te staan wat er moet gebeuren en wie daarvoor verantwoordelijk is. Bovendien: tijdens het opstellen van een draaiboek vallen de gaten direct op. Zo weet ik tijdig welke zaken er nog geregeld moeten worden en wie ik moet vragen naar de status.

    Ook staat in het document duidelijk uit wat het doel van het evenement is, zodat we weten waar we naartoe werken. Verder noteer ik alle contactgegevens van de betrokken personen vooraf én tijdens het evenement. Een onmisbaar document! (Ja, ik zorg altijd voor een aantal extra prints.)

  • 6: Alle koppen bij elkaar (kick-off)

    Natuurlijk moet het contact met partners en leveranciers tijdens het hele voorbereidingstraject goed zijn. Maar vlak voor het evenement zorgen we tijdens een kick-off dat alle neuzen dezelfde kant op staan en men ook elkaar leert kennen.

    Ik nodig alle betrokken personen uit op een inspirerende locatie en ik houd een korte presentatie waarin alles uit het draaiboek aan bod komt. Daarnaast is er tijd om zaken met elkaar te bespreken en aan te passen als dat nodig blijkt. Na de kick-off mogen er geen onduidelijkheden meer bestaan over het evenement.

    Tip: Overweldigt het je en weet je even niet meer waarom je hier aan werkt? Visualiseer het evenement. Ik visualiseer hoe ik binnen kom bij het evenement, waar ik mij moet registreren, zie ik voor mij waar de garderobe is en loop ik naar de bar.. Etc. etc. Zo verlies ik het doel nooit uit het oog en is straks aan elk detail gedacht.

  • Het Evenement!

    Dan is het zover: de muziek gaat aan, de drankjes worden ingeschonken, de deur gaat open, de eerste gasten komen binnen. Geniet van deze dag!

  • 7: Evaluatie en opvolging

    Na het evenement zijn we nog niet klaar met elkaar: hoe heb je het evenement ervaren? Was het zoals je van te voren had bedacht? Of nog beter? Dat kan met de juiste voorbereiding! Na het evenement is het heel belangrijk om het evenement te evalueren. Hoeveel bezoekers waren er? Was dit naar verwachting? Is de boodschap goed overgebracht? Heeft het evenement positief bijgedragen aan het merk of de organisatie? Zo krijg je inzicht in wat je terugkrijgt voor je investering.

Let’s talk

Kun jij ondersteuning gebruiken bij het organiseren van een evenement? Laat wat van je horen!